Una de las cosas más importantes en cualquier tienda (sea eCommerce o no), es la gestión de stocks. Debemos evitar acumular demasiado género, pero también una posible rotura de stocks (quedarnos sin el producto), ya que ambas cosas nos costarían dinero.
La tienda nos ofrece un simple pero efectivo informe de stocks. Lo tenemos en la pestaña «Stocks» del menú columna izquierda «Administración – Tienda > Informes». Al ir allí veremos la siguiente imagen:
Por defecto podemos ver un listado de productos y stock, pero esta pestaña tiene 3 informes, a saber:
- Casi sin existencias
- Agotado
- Mejor abastecidos
Vamos a ver en detalle cada uno de ellos, para ver en qué consisten y cómo pueden ayudarnos en el día a día.
1. Informe de «Casi sin existencias»
El informe de «Casi sin existencias» es el que se nos muestra por defecto al abrir la pestaña de informes.
Lo que nos muestra es un simple y llano listado de productos que están bajos de stock, o sea, que quedan pocos. Esto es importantísimo, para poder reponer ese producto antes que se agote (romper stocks). Veamos esa tabla:
Como podemos ver, el listado nos informa de:
- Producto: El nombre del producto.
- El producto padre: En el caso de productos variables.
- Unidades en stock: Número de productos que nos quedan.
- El estado: En stock o sin stock
- Acciones: Podemos editar (icono de ruedecilla) o ver (icono de ojo) ese producto.
En este caso, vemos que se considera «bajo stock» tener dos o menos unidades del producto. Pero recordemos que este «umbral» puede modificarse, ya que si tenemos más rotación seguramente querremos tener un umbral más alto.
La idea es que si estas vendiendo 30 o 40 productos cada día, un umbral de 100 tendrá mucho más sentido que 2. En cambio si vendéis 1 o 2 al mes, puedes dejar ese umbral mucho más bajo.
Ese umbral también será el que marcará cuando recibir un email cada vez que se se supera, para estar informados sin tener que venir a mirar este informe cada día.
2. Informe de productos agotados
El siguiente informe que tenemos es el de productos agotados este habla por si solo, y no necesita demasiada explicación. Veamos un ejemplo:
Como vemos, es exactamente el mismo que el anterior, y nos da los mismos datos:
- Producto: El nombre del producto.
- El producto padre: En el caso de productos variables.
- Unidades en stock: Siempre estará a cero.
- El estado: En stock o sin stock
- Acciones: Podemos editar (icono de ruedecilla) o ver (icono de ojo) ese producto.
En principio se pensará que es una tontería poner las columnas de «Unidades en stock» y de «Estado», porque en principio siempre debería ser «0» y «Agotado». Pero resulta que no siempre es así.
De hecho, podemos hacer un truco en el caso que queramos seguir vendiendo un producto del que no tenemos stock.
Imaginemos que se nos ha agotado un producto que se vende muy bien, y sabemos que nos va a llegar un nuevo stock en breve. En principio, como está «agotado», no podemos seguir vendiendo en la tienda, y eso puede llevar a perder ciertas ventas. ¿Cómo lo evitamos?
Una opción sería a la rápida, cambiar el stock y inventarse uno. Pero otra opción más correcta sería editar ese producto y cambiar manualmente su estado en la pestaña «inventario», tal que así:
Como se aprecia, el producto sigue agotado, pero aún así, en el desplegable de estado, hemos seleccionado «En stock», para que se pueda seguir comprando.
Ojo, para que esto funcione, debemos seleccionar la opción «Permitir» en el desplegable «Permitir pedidos pendientes». Si no lo hacemos así, aunque pongamos «En stock», al guardar los cambios quedará de nuevo como «Agotado».
En definitiva, que si hacemos eso, cuando echemos un vistazo a nuestro informe de productos agotados veremos lo siguiente:
Efectivamente, en el informe de productos agotados, nos aparece un producto sin unidades, pero marcado como «En stock».
Eso nos servirá para darnos cuenta de esa delicada situación en la que estamos, pues si el suministro de ese producto se demora más de lo normal, podemos tener problemas si un cliente nos hace un pedido de ese producto.
3. Informe de productos «Mejor abastecidos»
Bien, y llegamos ya al otro extremo. El caso de los productos mejor abastecidos, el último de la pestaña de los informes de stocks. El de los productos con más unidades en nuestro almacén:
Una vez más, nos muestra los mismos datos de los dos anteriores. Sin novedades. ¿Para qué podría servir este informe? ¿Tiene alguna utilidad práctica?
Como siempre, depende de cada situación. Pero en la mayoría de casos suele servir para detectar si tenemos productos con exceso de stock que quizás deberíamos liquidar o colocar en oferta. ¿Para qué tenerlos en el almacén acumulando polvo?
Lo suya sería empezar por el que más unidades tiene (están ya ordenados de más a menos), y pensar si es así porque acabamos de hacer un pedido o si es que es un producto que tiene mucha rotación. Si no es ni una cosa ni la otra, puede ser indicio de un producto que no se ha vendido bien y se ha «enquistado» ahí.
En esos casos podríamos hacer una promoción de 2 por 1, descuentos, o incluso regalar en cada pedido.